Wat is een (externe) Mediator?

In het bedrijfsleven kunnen de interacties tussen verschillende afdelingen vaak complex en uitdagend zijn. Het opstellen van een gezamenlijk actieplan vereist effectieve communicatie en samenwerking tussen diverse stakeholders. Hier komt de rol van de mediator in het spel. Een mediator is een onpartijdige derde partij die bemiddelt bij conflicten en helpt bij het creëren van overeenstemming tussen partijen. Hun aanwezigheid kan cruciaal zijn in situaties waarin teams moeite hebben om hun standpunten en belangen effectief af te stemmen.

Een externe mediator brengt een frisse blik en objectiviteit in gesprekken die mogelijk zwaar belast zijn door eerdere ervaringen of persoonlijke conflicten.

Een beveiligingsadviseur creëert een veilige omgeving waar alle betrokken partijen vrijuit kunnen spreken. Dit bevordert niet alleen het begrip, maar draagt ook bij aan het uiteindelijke doel: het opstellen van een duidelijk en uitvoerbaar gezamenlijk actieplan dat voldoet aan de behoeften van alle betrokkenen.

Uitdagingen bij Interne Samenwerking

De samenwerking tussen verschillende afdelingen is essentieel voor het realiseren van gezamenlijke doelen.

Een eerste uitdaging is de aanwezigheid van verschillende belangen binnen de organisatie. Elke afdeling heeft zijn eigen verantwoordelijkheden en prioriteiten, wat kan leiden tot conflicterende doelen. Wanneer afdeling A zich richt op operationele efficiëntie, kan afdeling B zich meer bezighouden met kostenbeheersing. Deze conflicten kunnen de vorming van een gezamenlijk actieplan voor beveiliging onder druk zetten.

Een tweede uitdaging is effectieve communicatie bij interne samenwerking. Misverstanden en gebrekkige informatie-uitwisseling leiden vaak tot foute aannames over elkaars verplichtingen en prioriteiten.

Een derde uitdaging is de neiging tot silo-vorming binnen bedrijven. Wanneer afdelingen zich isoleren en informatie niet delen, kan dat leiden tot een verlies van perspectief en een gebrek aan gezamenlijk begrip van beveiligingsrisico’s.

Deze drie voorbeeld uitdagingen benadrukken het belang van een gezamenlijke visie op een beveiligingsplan, waarin alle belanghebbenden zich kunnen vinden.

Een holistische benadering is essentieel; alleen dan kan men effectievere maatregelen formuleren die zijn afgestemd op de gehele organisatie. Het gezamenlijk werken aan een beveiligingsplan vereist daarom niet alleen de juiste kennis, maar ook samenwerking en begrip tussen de verschillende afdelingen om zo tot een robuust actieplan te komen.

Voordelen van een Externe Mediator

Een externe mediator in het proces van het opstellen van een beveiligingsplan biedt een aantal belangrijke voordelen.

Een externe mediator stelt alle betrokken partijen in staat om open en eerlijk te communiceren. Vaak kunnen interne conflicten of bestaande spanningen tussen afdelingen de samenwerking bemoeilijken. Een externe mediator biedt een neutrale ruimte waarin medewerkers zich vrij voelen om hun zorgen, ideeën en suggesties te delen zonder vrees voor repercussies. Deze open communicatie is fundamenteel voor het creëren van een effectief beveiligingsplan dat door alle betrokkenen wordt gedragen.

Bovendien bevordert een externe mediator de samenwerking tussen verschillende afdelingen die anders misschien niet goed met elkaar zouden kunnen werken. Wanneer men een beveiligingsadviseur als mediator inschakelt, wordt de focus verlegd van de onderlinge geschillen naar het gemeenschappelijke doel: het ontwikkelen van een robuust beveiligingsplan. Deze neutraliteit helpt bij het verminderen van spanningen en moedigt teamleden aan om gezamenlijk oplossingen te verkennen en te implementeren. Dit kan resulteren in innovatieve ideeën en strategieën die anders misschien niet naar voren zouden zijn gekomen in een interne setting.

Een ander merkbaar voordeel is de mogelijkheid om consensus te bereiken. In talloze situaties is er een scala aan meningen en benaderingen over hoe een beveiligingsplan moet worden opgesteld.

Een externe beveiligingadviseur helpt met zijn uitgebreide ervaring en marktkennis van vergelijkbare sectoren bij het identificeren van gemeenschappelijke grond en het faciliteren van discussies die leiden tot overeenstemming. Best practises hebben reeds talloze malen bewezen dat de externe mediator de effectiviteit van het eindresultaat verbetert en bijdraagt aan een veiliger en efficiënter beveiligingsplan en werkklimaat.

Hoe begin ik aan een beveiligingsplan met een externe Mediator

Het implementeren van een gezamenlijk beveiligingsplan met de hulp van een (externe) mediator vereist een gestructureerde aanpak.

Het eerste aspect is de selectie van een geschikte veiligheidsadviseur. Een professional die een hollistische aanpak heeft, objectief is, ervaring in het in overeenstemming brengen van verschillende partijen, de nodige discretie aan de dag legt, de huidige en toekomstige mogelijkheden van de beveiligingsmarkt kent, zich neutraal opstelt, samenwerking stimuleert, …

Ondernemingen voor Veiligheidsadvies zijn vergund door de minister van Binnenlandse zaken

De wet tot regeling van de private en bijzondere veiligheid – 2017 verplicht hen onder andere om :

• Art. 58 : neutraal te zijn ten opzichte van diensten en producten in hun advies
• Art. 59 : Geen vergelijkbare activiteiten uit te oefenen zoals bewakingsdiensten of onderneming van alarm- en camerasystemen
  
• Vermeldt steeds zijn vergunning als onderneming voor veiligheidsadvies in al zijn communicatie. ( Een voorbeeld tref je onderaan op onze pagina’s )

De volgende stappen verdiepen zich steeds meer inhoudelijk en organisatorisch:

• Lange termijnvisie
• Budgettering
• Betrokken partijen
• Risico’s bepalen personen en/of producten

Om een onderbouwd helikopterbeeld te kunnen vormen van het doel.

• De noden en behoeften van de partijen bepalen
• Bestaande maatregelen in kaart brengen
• Creatief, verhelderend, faciliterend
• Het bij elkaar brengen van de betrokken afdelingen

Het bevorderen van communicatie en begrip, wat noodzakelijk is om een solide basis voor samenwerking te leggen.

• Het opstellen van het gezamenlijk actieplan met alle betrokken partijen
• Formuleren duidelijke doelstellingen en verantwoordelijkheden
• Tijdlijnen bepalen

De (externe) mediator speelt hier een belangrijke rol door ervoor te zorgen dat alle stemmen worden gehoord en dat er consensus wordt bereikt.

• Regelmatige terugkoppeling
• Vroege bespreking en detectie van eventuele obstakels
• Voortgangsindicatoren

Betere efficiëntie en samenwerking tussen de afdelingen leidt tot een succesvol bedrijfsgedragen beveiligingsplan.

Welke afdelingen zijn betrokken bij een beveiligingsplan?

Een beveiligingsplan vereist input van diverse afdelingen binnen een organisatie, aangezien elke afdeling unieke perspectieven en verantwoordelijkheden heeft op het gebied van beveiliging.

Security5 praat zo regelmatig met volgende afdelingen:

• (Hoger) Management
  • Bepalen lange termijnvisie en richting
  • Commitment & budgettering
  • Voorbeeldfunctie
  • Creëren draagvlak, prioritisatie en cultuuraanpassingen
• Personeelsdienst
  • Beheer toegangsprocedures- en -rechten
  • Bescherming personeelsdata en -gegevens, achtergrondcontrole
  • Bewustwordingsmaatregelen, Opleidingen, Integriteit
  • Personeelsverloop
  • Meldingspunt en opvolging
• IT-afdeling
  • Technische beveiligingsmaatregelen( firewall, encryptie, MFA,toegangscontrole, videobeelden, …)
  • Beheer van IT-systemen en -netwerken
  • Beheer van OT-systemen en -netwerken
  • Incident- en riskrespons, data-analyse
• Financiële dienst
  • Beveiliging financiële gegevens
  • Budgettering, kosten-batenanalyse, ROI
  • Beheer verzekeringen ( fysiek en cyber )
• Juridische afdeling
  • Gegevensbescherming
  • Compliancy met wet- en regelgeving
  • Advies bij calamiteiten
  • Gebruik camerabeelden
• Facilitair management
  • Fysieke beveiliging locaties ( inbraak, toegangscontrole, videobeelden )
  • Noodsituaties en -procedures, Evacuatie
  • Bezoekersbeheer en -routes, Onthaal
  • Eerstelijns respons
• Marketing en communicatie
  • Bewustwordings- en gedragsaanpassingcampagnes
  • Imago bedrijf beschermen
  • Crisiscommunicatie
  • Risicobeperking
• Compliancy afdeling
  • Monitoring en interpretatie van Wet- en regelgeving
  • Risicobeoordeling en -identificatie
  • Beleidsontwikkeling
  • Auditing
• Kwaliteit
  • Implementatie en naleving van Standaarden en normen
  • Risicobeoordeling
  • Proces analyse en optimalisatie
  • Kwaltieitscontrole en -verbetering
  • Data-analyse
• Productie/Operations
  • Incident- en Risicobeheersing
  • Dagelijkse monitoring en controle
  • Implementatie en opvolging procedures en richtlijnen
  • Training, terugkoppeling en verbetering
• Security afdeling
  • Fysieke aanwezigheid
  • Patrouilles en first response
  • Risico beoordeling, identificatie en anlyse
  • Informatiebeveiliging & procedureopvolging
  • Pro-activiteit, Reactiviteit en Continuïteit

Gelukkig zijn er bij vele bedrijven een grote overlapping tussen de verschillende afdelingen om een sterk geheel van maatregelen en samenhang te verzekeren. Bij zulke hollistische benadering worden alle aspecten van de organisatie en haar omgeving meegenomen in het beveiligingsplan en verkrijgt men een geïntegreerde aanpak van alle relevante factoren. Zo kan men beter het hoofd bieden aan complexe bedreigingen, een synergie tussen de mensen en techniek vormen, kostenbesparend werken, beter bestand tegen verstoringen, sneller herstel van incidenten, diepere integraties, betere samenwerking met externe partners en een cultuur van continuë verbetering.